ビジネス でのメールやLINEの返信はどこまでするのがいいのか？

相手の目を見て近い距離で会話をすることがはばかられている今、

仕事においても文字でのコミュニケーションが多く用いられるようになりました。

そのため、「丁寧であることがマナー」というのが本当に正しいのかを

疑問に思う人が増えているのも事実です。

そこで今回は、ビジネスでのメールやlineなど

チャットのマナーについてご紹介いたします。

ビジネスでのメールやライン返信はどこまでするのがよい？丁寧過ぎないことも礼儀！

ビジネスでもプライベートでもいつも困るのが、メールのやりとりっていつまで続ける？

っていうことです。

一般的にメールやｌｉｎｅのやりとりは一往復半くらいと思っています。

どういうことかというと、自分から発信や送信した場合、

自分⇒相手⇒自分　こんな感じですね。

行って帰ってきて行って。合計３回のやりとりですね。

例えば自分から仕事相手にメールをします。○○いかがでしょうか？

その返信が相手から送られてきます。○○で了承しました。

そして自分から相手にありがとうございます。ではよろしくお願いいたします。

このようなやりとりで完結しますね。

時々、送ったメールを丁寧にまた返信してくる人もいますが。。。

そこでまた返信してしまうと完結しづらくなってしまいますね。

メールやlineの相手との目的が達成できたなら、

それ以上お礼などの返信は必要がないということですね。

ビジネスで使うツールは決めておいた方がいい。

まず、文字でのコミュニケーションを行うツールは、

メール・Slack・lineなどたくさんあります。

しかし連絡ツールが増えるほど漏れが多くなったり、

重要事項がどこにあるか見つからなかったりする危険性も！

ですから用途によってどのツールを使うかを話し合い、

お互いに共通認識しておくことが大切です。

例えば短い文章での連絡にはline、

ファイルの送信や長文での報告事項にはメールを使うようにすれば、

お互いがシンプルに理解しやすいですよ。

またその際には、メールを送った旨をlineで伝えておけば、

さらに業務をスムーズに進めることができるでしょう。

メールやlineは使い分けも必要ですね。

特にラインは既読というのがつくので、

メッセージを読んだかどうかがわかります。

なのでそういう使い分けも必要ではありますね。

ビジネスメールは短くリアクションすることも必要

次に、投稿に対してだらだらと長文でコメントをしていると、

本当に必要な内容が埋れてしまいます。

私も仕事で重要な質問をした際に長文で返事をもらったことがあります。

しかし丁寧な言葉が次々と並べられていただけでとても回りくどく、

言い訳でごまかしているような不快感を感じました。

せっかく仕事意識を持っていても、要点が伝わらないのはもったいないですよね。

ですから、誤解を招かないためにも短くリアクションすることを心がけましょう。

メッセージをきちんと開いて既読をつけるだけでもかまいませんし、

「いいね」もわかりやすいしゅだんです。

ちなみに私は「承知しました」、「拝読いたしました」などと、

要点だけを短文で送るようにしています。

 

ビジネスメールに絵文字を使っても大丈夫？

ビジネスメールで短いテキストだけだと冷たい印象になってしまうこともあり、

自分の本当の気持ちを伝えるのは難しいものですよね。

そんな時私は、どうしたら一緒に仕事をしたいと思っていただけるかを常に考え、

丁寧な言葉や敬語を意識するように注意しています。

例えば相手の発言内容がわからない場合は、

「わかりません」ではなく「わかりかねます」、

何かを頼む際は「お願いします」ではなく「お願いいたします」、などです。

また文章の最後に絵文字を入れることも、

感情が瞬時に伝わる有力な手段だと思います。

でも自分は絵文字を便利なものだと思っていても、

使われることを不愉快に感じる人もいますので、

そこは自分で見極めることも重要です。

ちなみに私は読みにくいと思う人を減らすために、

一つのメッセージに一つの絵文字を送るように注意しています。

 

ビジネスメールに時には雑談も必要

そして最近はコロナ禍でなかなか会えない時代になっていますので、

ビジネスチャットでも積極的に雑談を取り入れましょう。

雑談は相手を知る上で貴重な時間です。

たとえばキャラクターや有名人のスタンプを送ることで、

そこからコミュニケーションの幅が広がることもあるでしょう。

また私はlineを利用しているのですが、

プロフィールにBGMや好きな歌手の画像を設定することで、

私の趣味を知ってもらうことができ、そこから会話が弾んだことがあります。

ですからプロフィールもアプリを入れたままの状態で放置せず、

自分オリジナルなものに工夫してみてはいかがでしょうか？

 

まとめ

マナーはそれぞれの社会によって異なり、時代の流れで変わっていくものですので、

「これが正しい」と一概にいえるものではありません。

相手に不快な思いをさせないことを忘れず、

職場のみんなで相談しながら時代に合わせたマナーを作っていきましょう。